Dokumentation og vidensdeling handler også om kompetenceudvikling
På Tysingehave Pleje- og Dagscenter oplevede ledelsen, at flere medarbejdere udtrykte, at de brugte uforholdsmæssigt meget tid på dokumentation i forhold til tiden, de havde sammen med borgerne. Det fik forstander Susan Andreasen til at udføre et observationsstudie af en klassisk arbejdsdag for at se, om der var noget om snakken. Det viste sig, at det mere handlede om den oplevede tid end den reelle tid, og at det faktisk bundede i, at en stor del af personalet havde skrive- og læsevanskeligheder.
"Den største udfordring i forhold til vidensdeling og dokumentation var medarbejdernes udfordringer med at læse og skrive, som samtidig gav anledning til stress og mistrivsel, fordi de havde svært ved at indfri de krav, der er til dem,” fortæller forstander Susan Andreasen og fortsætter:
"Derfor besluttede vi at sætte ind her. Jeg ville gøre op med, at det er tabu at have vanskeligheder. I stedet ønsker jeg at fokusere på at styrke medarbejdernes kompetencer og ruste dem til kravene. Jeg gjorde derfor meget ud af at fortælle, at der findes utrolig mange succesrige mennesker med skrive- og læseproblemer, som for eksempel Einstein og Blachman fra X-faktor. For det handler jo netop ikke om medarbejdernes plejefaglighed. Den kan man bestemt ikke sætte en finger på."
Ændrede vagtplaner og eftermiddagsundervisning
Susan Andreasen forklarer, at de ændrede vagtplanen, så der blev tid til undervisning til de medarbejdere, der ønskede at styrke deres læse- og skrivekompetencer:
"Vagtplanen er ændret, så alle har kortere vagter. Det har skabt tid til at gå til undervisning, og samtidig øger det trivslen, fordi det giver mere fleksibilitet og balance for medarbejderne i hverdagen."
Tysingehave Pleje- og dagscenter har fået et godt samarbejde op at køre med VUC, der står for undervisning af personalet med skrive- og læseudfordringer.
"Ud over undervisningen tilbyder vi også medarbejderne forskellige redskaber til at lette arbejdet med dokumentation som for eksempel IT-programmer, der bl.a. kan hjælpe med at få læst tekst op. Vi har også indført bevægelse i arbejdstiden, da undersøgelser viser, at indlæringen er bedre, hvis man dyrker regelmæssig motion," uddyber Susan Andreasen og fortsætter:
"Har medarbejderne hjælpen i hverdagen, kan de holde fokus på den plejefaglige dokumentation, så kvaliteten bliver højnet."
Dokumentationsstrategi synliggør kompetencebehovet
Forstanderen fortæller også, at de som en del af indsatsen har udviklet en dokumentationsstrategi, der synliggør de forskellige medarbejderes behov for kompetencer ud fra deres faglighed og uddannelse:
"Dokumentationsstrategien har været med til at tydeliggøre ansvarsfordelingen, og vi har fået skabt en ramme, som de enkelte medarbejdere kan se sig selv i. Det har givet en enorm ro for dem at vide, hvad der specifikt kræves af dem, fordi de nu kan koncentrere sig mere specifikt om det, de skal kunne og gør allerbedst."
Susan Andreasen forklarer også, at de i samme proces har udviklet en kompetenceprofil for de forskellige faggrupper, hvor kompleksiteten af et plejeforløb uddybes:
"Vi har tydeliggjort, hvem der har ansvaret, når der for eksempel er tale om stabile forløb, komplekse forløb mv. Endnu et godt redskab til at skabe struktur og klare linjer, så kravene ikke stiger den enkelte medarbejder over hovedet. Det gør arbejdet med dokumentation og vidensdeling mere overskueligt – især hvis de også bøvler med skrive- og læseproblemer."
Kvalitetskontrol af dokumentationen
Tysingehave Pleje- og Dagscenter har derudover indført kvalitetskontrol af dokumentationen som et led i at styrke vidensdelingen på plejecentret. Det foregår ved, at teamledere, forstanderen og en sygeplejerske gennemgår journaler hver tredje måned for at se, om der er en rød tråd, og om dokumentationen er klar og tydelig. Her opdager de altså, hvis der mangler informationer, noget er beskrevet uklart eller simpelthen ikke er udfyldt. Og er der gengangere af mangelfulde oplysninger, bliver medarbejderne tilbudt ekstra oplæring og kursus i dokumentationssystemet.
"Mantraet er: Hvis handlingen ikke står i journalen, er det ikke sket. Det plejer at være en god huskeregel, fordi medarbejderne er meget fagligt dygtige og stolte, så de bliver ærgerlige over, hvis de har ydet en bestemt form for opfølgning eller plejefaglig vurdering, som de så har glemt at skrive ind," afslutter forstander Susan Andreasen.